22 січня 2008 р.

До уваги керівників сервісних компаній з організації семінарів та конференцій:

Представництво ООН в Україні має честь запросити Вас взяти участь у тендері на забезпечення проведення Всеукраїнського форуму «Інтереси українських споживачів: європейський вимір», який організовує Програма Розвитку ООН в рамках проекту No.00052715 «Спільнота споживачів та громадські об’єднання».

Місце проведення: м. Київ

Дата та час проведення: 11-13 березня 2008 року з 10:00 до 17:00.

Учасники заходу:

Представники громадських організацій споживачів з усіх регіонів України (прибуття до Києва – 10-11 березня, від’їзд – 13 березня 2008 року), Делегації Європейської Комісії в Україні, ПРООН, центральних та місцевих органів влади України та НУО споживачів м. Києва.

Пропозиція має включати:

· Розміщення 10-13 березня 2008 року 100 осіб з інших міст України в готелі в Києві (зі сніданком), бажано – Президент-готель «Київський» або готель «Русь», готель «Турист», з метою забезпечення двомісного проживання учасників під час Форуму.

· Зустріч в аеропорту та розміщення в Президент-готелі «Київський» або готелі «Русь» до 5 іноземних учасників Форуму (одномісні номери, зі сніданком), дати прибуття та проживання буде узгоджено додатково (примітка — розрахунок надати на проживання 5ти осіб в одномісних номерах зазначених готелів, з 10 по 13 березня (2 ночі));

· Приміщення для прес-конференції (11 березня 2008 року, після ранкової сесії, 12:30 – 13:00);

· Приміщення, пристосоване та обладнане для проведення пленарного засідання для 150 осіб. Вимоги: стіл для президії, флористична композиція, мінеральна вода. Обладнання: 2 проекційних екрани, мікрофони для виступаючих, запис стенограми протягом всього часу тривалості пленарного засідання;

· На 12 березня, після обіду: 4 кімнати для проведення секційних засідань для 30 осіб кожна: класна кімната, круглий стіл, мінеральна вода. Обладнання: мультимедійний проектор та проекційний екран, мікрофони, фліп-чарт, запис стенограми, обладнання для синхронного перекладу;

· Синхронний переклад (англійська, українська або російська) під час пленарних засідань;

· Урочистий прийом на 150 осіб (фуршет), 12 березня, 18:30 – 20:00;

· Харчування для 150 осіб: обід (3) та 6 перерв на каву з розрахунку 1 чашка чаю та 1 чашка кави на кожного учасника, 3 види солодких тістечок або печива та 2 види канапе.

· Письмові запрошення учасників, зворотний зв'язок (підтвердження участі), підсумкова кількість учасників, формування списку учасників з реквізитами

· Тиражування матеріалів (презентаційний та робочий пакети для всіх учасників по 30 сторінок; компакт-диск з переліком наданих матеріалів у спец-конвертах).

· Комплектування роздаткових матеріалів.

· Крім того, слід забезпечити:

- Реєстрацію учасників та надання Оргкомітету підсумкового переліку присутніх (ПІБ, посада та повна назва організації, номери контактних та мобільних телефонів, електронні адреси);

- Забезпечення табличок з ПІБ для планового розміщення членів Президії;

- Забезпечення інформаційно-іміджевих табличок та стендів щодо місця проведення Форуму;

- Виготовлення бейджів для всіх учасників (формат буде узгоджено);

- Відшкодування проїзду згідно проїзних документів;

- Організація від’їзду іноземних учасників;

- Фінансовий та аналітичний звіти про проведення заходу (розшифровка та викладення стенограми виступів протягом тижня).

— Фотозйомка: 1 професійний фотограф на перше пленарне засідання (фото надаються в цифровому форматі).

Розрахунок за фактом надання послуг.

У Вашій тендерній пропозиції просимо надати опис приміщення та фотографії залу.

Під час проведення робочої зустрічі обов’язково мають бути присутні представники компанії, яка обслуговує захід.

Просимо надіслати Вашу пропозицію електронною поштою разом із інформацією про заявника (див. Додаток) до 18:00 години 10 лютого 2008 року на адресу: tenders@undp.org.ua, з приміткою «Тендер CSCN: форум 11-13/03/08» в полі Тема повідомлення,

або у запечатаних конвертах на поштову адресу:

01021, Київ, Кловський узвіз, 1. Представництво ООН в Україні

з приміткою — «Тендер CSCN: форум 11-13/03/08».